Beaucoup d'emails : trop d'informations

Vous avez deux cents e-mails dans la boßte de réception ? Les messages s'accumulent sans que vous puissiez vous répondre ? Le signal sonore annonçant l'arrivée d'un nouvel email vous agace toutes les 15 minutes ? Vous recevez une vingtaine de newsletters par jour qui vont directement à la poubelle sans que vous puissiez les lire ? Eh bien ... parfois nous souhaitons que l'email n'ait pas été inventé ?

Si vous avez rĂ©pondu oui Ă  l'une des questions prĂ©cĂ©dentes, vous pourriez ĂȘtre intĂ©ressĂ© Ă  rĂ©flĂ©chir sur certains des dangers de recevoir autant d'e-mails et sur la façon de les contrer. Le courrier Ă©lectronique est un outil puissant, il nous permet de communiquer et de nous mettre Ă  jour, mais il peut parfois devenir une distraction impardonnable au travail. Je connais des gens qui, sans raison (et je dis raison pour faire rĂ©fĂ©rence au fait que nous n'avons pas de besoin urgent), sont continuellement en attente de la boĂźte de rĂ©ception. Une nouvelle dĂ©finition pourrait ĂȘtre inventĂ©e pour ceux-ci : « e-mail des employĂ©s Â». Pourquoi cela arrive-t-il? Je crois qu'il y a deux raisons essentielles : le rythme auquel tourne la sociĂ©tĂ© dans laquelle nous vivons est si vertigineux (grĂące Ă  l'apport du rĂ©seau et du tĂ©lĂ©phone portable) que de nombreuses personnes ressentent le besoin d'ĂȘtre continuellement connectĂ©es et mises Ă  jour. un mauvais contrĂŽle des impulsions et une tendance Ă  se prĂ©cipiter et Ă  ĂȘtre anxieux. Sauf si j'attends un email trĂšs important, ma boite mail n'ouvre que deux fois par jour et reste fermĂ©e en attendant. Je vous laisse quelques conseils pour que le courrier entrant ne devienne pas notre ennemi. 1. Établissez une routine quotidienne de lecture des e-mails. Selon les besoins personnels (rĂ©els ou objectifs, il n'est pas nĂ©cessaire de se leurrer) nous pouvons lire les mails deux, trois, quatre fois mais assurez-vous d'avoir suffisamment de temps dans ces moments pour lire et rĂ©pondre aux messages qui mĂ©ritent une rĂ©ponse. Au contraire, une autre stratĂ©gie peut ĂȘtre adoptĂ©e : n'ouvrir que les e-mails urgents ou trĂšs intĂ©ressants auxquels nous savons pouvoir rĂ©pondre immĂ©diatement. Ceux qui nous feraient perdre du temps que nous n'avons pas, il vaut mieux les laisser fermĂ©s. 2. Respectez la circulation de l'information. Dans la mesure du possible, il est prĂ©fĂ©rable de ne pas laisser d'e-mails en attente auxquels nous n'avons pas rĂ©pondu. Cela crĂ©e des tensions inutiles. Nous essayons de rĂ©pondre aux mails dans l'ordre d'arrivĂ©e. 3. Supprimez tous les messages que vous avez lus et auxquels vous avez rĂ©pondu. A moins qu'ils ne soient importants et mĂ©ritent d'ĂȘtre conservĂ©s, dans ce cas on peut les dĂ©placer dans un dossier spĂ©cial, il vaut mieux supprimer tous les messages lus. De cette façon, lorsque nous ouvrons la boĂźte de la boĂźte de rĂ©ception, il ne nous semblera pas ĂȘtre en plein chaos. Il serait Ă©galement prĂ©fĂ©rable de supprimer les e-mails envoyĂ©s. 4. Nous supprimons tous les abonnements aux newsletters qui ne nous intĂ©ressent plus. Normalement, nous supprimons ces messages sans mĂȘme les ouvrir, alors... pourquoi ne pas les supprimer entiĂšrement ? Plus d'une fois, j'ai supprimĂ© un e-mail personnel car il s'est produit au milieu d'un grand nombre de newsletters indĂ©sirables. 5. CrĂ©ez des unitĂ©s de rĂ©ponse Ă  des moments prĂ©cis. C'est une stratĂ©gie qui, du moins pour moi, m'aide assez. Chaque jour, j'Ă©cris des e-mails directs Ă  des amis et Ă  la famille, des messages trĂšs formels et professionnels qui prennent peu de temps et d'autres qui prennent beaucoup de temps et qui viennent gĂ©nĂ©ralement des lecteurs de mes blogs (que je remercie pour leur intĂ©rĂȘt et leurs suggestions). J'Ă©tablis donc trois grandes catĂ©gories et consacre Ă  chacune un moment de la journĂ©e diffĂ©rent. Pouquoi? Il y a deux raisons fondamentales : 1. Les heures de productivitĂ© accrue ne peuvent pas ĂȘtre entiĂšrement consacrĂ©es Ă  rĂ©pondre aux e-mails ; 2. Chaque personne mĂ©rite une rĂ©ponse sĂ©rieuse et congruente et pour cette raison, elle mĂ©rite Ă©galement un peu de notre temps. Je prĂ©fĂšre retarder la rĂ©ponse plutĂŽt que de rĂ©pondre rapidement mais en donnant des informations inutiles. Bien entendu, ces conseils sont inutiles s'ils ne sont pas mis en pratique. Ce sera probablement difficile au dĂ©but, mais avec un peu de discipline, nous pouvons enfin vĂ©rifier nos e-mails. Quelle stratĂ©gie utilisez-vous pour gĂ©rer votre boĂźte aux lettres ?
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