Vous avez deux cents e-mails dans la boîte de réception ? Les messages s'accumulent sans que vous puissiez vous répondre ? Le signal sonore annonçant l'arrivée d'un nouvel email vous agace toutes les 15 minutes ? Vous recevez une vingtaine de newsletters par jour qui vont directement à la poubelle sans que vous puissiez les lire ? Eh bien ... parfois nous souhaitons que l'email n'ait pas été inventé ?
Si vous avez répondu oui à l'une des questions précédentes, vous pourriez être intéressé à réfléchir sur certains des dangers de recevoir autant d'e-mails et sur la façon de les contrer. Le courrier électronique est un outil puissant, il nous permet de communiquer et de nous mettre à jour, mais il peut parfois devenir une distraction impardonnable au travail. Je connais des gens qui, sans raison (et je dis raison pour faire référence au fait que nous n'avons pas de besoin urgent), sont continuellement en attente de la boîte de réception. Une nouvelle définition pourrait être inventée pour ceux-ci : « e-mail des employés ». Pourquoi cela arrive-t-il? Je crois qu'il y a deux raisons essentielles : le rythme auquel tourne la société dans laquelle nous vivons est si vertigineux (grâce à l'apport du réseau et du téléphone portable) que de nombreuses personnes ressentent le besoin d'être continuellement connectées et mises à jour. un mauvais contrôle des impulsions et une tendance à se précipiter et à être anxieux. Sauf si j'attends un email très important, ma boite mail n'ouvre que deux fois par jour et reste fermée en attendant. Je vous laisse quelques conseils pour que le courrier entrant ne devienne pas notre ennemi. 1. Établissez une routine quotidienne de lecture des e-mails. Selon les besoins personnels (réels ou objectifs, il n'est pas nécessaire de se leurrer) nous pouvons lire les mails deux, trois, quatre fois mais assurez-vous d'avoir suffisamment de temps dans ces moments pour lire et répondre aux messages qui méritent une réponse. Au contraire, une autre stratégie peut être adoptée : n'ouvrir que les e-mails urgents ou très intéressants auxquels nous savons pouvoir répondre immédiatement. Ceux qui nous feraient perdre du temps que nous n'avons pas, il vaut mieux les laisser fermés. 2. Respectez la circulation de l'information. Dans la mesure du possible, il est préférable de ne pas laisser d'e-mails en attente auxquels nous n'avons pas répondu. Cela crée des tensions inutiles. Nous essayons de répondre aux mails dans l'ordre d'arrivée. 3. Supprimez tous les messages que vous avez lus et auxquels vous avez répondu. A moins qu'ils ne soient importants et méritent d'être conservés, dans ce cas on peut les déplacer dans un dossier spécial, il vaut mieux supprimer tous les messages lus. De cette façon, lorsque nous ouvrons la boîte de la boîte de réception, il ne nous semblera pas être en plein chaos. Il serait également préférable de supprimer les e-mails envoyés. 4. Nous supprimons tous les abonnements aux newsletters qui ne nous intéressent plus. Normalement, nous supprimons ces messages sans même les ouvrir, alors... pourquoi ne pas les supprimer entièrement ? Plus d'une fois, j'ai supprimé un e-mail personnel car il s'est produit au milieu d'un grand nombre de newsletters indésirables. 5. Créez des unités de réponse à des moments précis. C'est une stratégie qui, du moins pour moi, m'aide assez. Chaque jour, j'écris des e-mails directs à des amis et à la famille, des messages très formels et professionnels qui prennent peu de temps et d'autres qui prennent beaucoup de temps et qui viennent généralement des lecteurs de mes blogs (que je remercie pour leur intérêt et leurs suggestions). J'établis donc trois grandes catégories et consacre à chacune un moment de la journée différent. Pouquoi? Il y a deux raisons fondamentales : 1. Les heures de productivité accrue ne peuvent pas être entièrement consacrées à répondre aux e-mails ; 2. Chaque personne mérite une réponse sérieuse et congruente et pour cette raison, elle mérite également un peu de notre temps. Je préfère retarder la réponse plutôt que de répondre rapidement mais en donnant des informations inutiles. Bien entendu, ces conseils sont inutiles s'ils ne sont pas mis en pratique. Ce sera probablement difficile au début, mais avec un peu de discipline, nous pouvons enfin vérifier nos e-mails. Quelle stratégie utilisez-vous pour gérer votre boîte aux lettres ?
