Lista de tarefas: para que serve, como fazer

Quem sou
Joe Dispenza
@joedispenza
FONTES CONSULTADAS:

wikipedia.org

Autor e referências

Faça um lista de afazeres deveria, em teoria, ser muito simples.

Na verdade, basta escrever em uma folha de papel, em um aplicativo, na tela de um PC - n√£o importa o meio em que voc√™ o fa√ßa - uma lista de tarefas (tarefas ou a√ß√Ķes, dependendo de como voc√™ deseja traduzi-la ) que voc√™ precisa ou deseja fazer.

Na realidade, porém, nas primeiras vezes que você tenta usá-los, muitas vezes você acaba obtendo resultados ruins, gerando listas:



  • muito longo ou muito curto
  • muito geral ou muito espec√≠fico
  • muito ambicioso ou muito simples.

O resultado é que você faz pouco ou nada com eles, desmotiva-os e deixa de usá-los logo após iniciá-los. E é uma pena, porque a lista de tarefas é uma ferramenta de produtividade simples e poderosa para obter resultados em qualquer área.

Neste artigo, direi ent√£o:

  • A cosa serve a uma lista de fazer
  • As 3 regras simples que voc√™ precisa seguir ao fazer isso
  • Um erro que (quase) todos cometem e que muitas vezes os torna in√ļteis
  • As ferramentas mais √ļteis para constru√≠-los

A cosa serve a uma lista de fazer

Se me acompanha, sabe como é importante para mim ter um mapa do seu percurso.

Seja a sua vida, estudo, trabalho, você precisa saber de onde você vem, onde você está, para onde você está indo; você precisa acompanhar seu progresso; você tem que definir metas; você tem que ter clareza sobre os grandes e pequenos passos à frente.


Para fazer isso, você tem duas ferramentas importantes à sua disposição:


  • Um √© manter um di√°rio, sobre o qual falarei neste outro artigo
  • A outra √© construir e usar listas de tarefas 

A lista de tarefas serve, em primeiro lugar, fazer as coisas certas e mais rápido. Onde por "certo" quero dizer os importantes ou aqueles que você escolheu fazer em qualquer caso.

Caso contr√°rio, voc√™ corre o risco de se encontrar ocupado com coisas secund√°rias ou que n√£o escolheu fazer, em √ļltima an√°lise, combinando muito pouco para voc√™ e seus objetivos.

Em segundo lugar, a lista de tarefas reduz essa ansiedade mais ou menos sutil que muitas vezes permeia nossas vidas quando nos sentimos assediados por mil coisas para as quais n√£o encontramos um tempo, uma maneira, um lugar para que elas sejam feitas.

Na verdade, o monstrinho da ansiedade se alimenta e cresce graças a tudo o que permanece vago e indeterminado.

Então, quando você esclarece, por escrito:

  • O que voc√™ tem que fazer
  • Quando voc√™ tem que fazer
  • Por que voc√™ tem que fazer isso

Aqui, como num passe de mágica, encontrará serenidade, entusiasmo e motivação.

3 regras para ter uma lista de tarefas bem feita

Provavelmente, existem 100 maneiras diferentes de fazer uma lista de tarefas, mas, além do fato de que cada um tem suas próprias preferências, certamente não há tempo para explorá-las todas.

Independentemente da forma que você escolher, sugiro 3 regras básicas que na minha opinião não só funcionam sempre, mas são absolutamente essenciais para fazer uma lista de coisas a fazer.



  1. Evite a √ļnica prancha

Alguns dizem que t√™m uma √ļnica lista enorme de tarefas a fazer, na qual anotar todas as coisas que voc√™ precisa fazer.

Isto é um erro.

Listas de tarefas desse tipo s√£o, na verdade:

  • Intimidadora: quando voc√™ v√™ centenas de tarefas, seu c√©rebro s√≥ pode se sentir oprimido pela multid√£o do que voc√™ tem que fazer e, portanto, pensa instintivamente ‚Äúmelhor deixar isso em paz‚ÄĚ. J√° vimos com rela√ß√£o √† for√ßa de vontade que quando uma tarefa parece muito grande e dif√≠cil, em vez de nos estimular, ela nos deprime.
  • Confundir: voc√™ sabe quando est√° no trabalho e pensa nos filhos, na festa e pensa nos exames, nas f√©rias e pensa no trabalho, no exame e pensa no seu namorado ... e no final pode ' t realmente me concentro em nada ou esclarece o que voc√™ precisa? Aqui, a mesma coisa acontece quando voc√™ tem diante de si uma lista de cem coisas para fazer que dizem respeito aos aspectos mais d√≠spares de sua vida.

Muito melhor não fazer apenas uma, mas várias listas - em qualquer caso, não mais do que 5 ou 6 - cada uma dedicada a um aspecto específico da sua vida.

Por exemplo, tenho um dedicado exclusivamente ao trabalho, um √† fam√≠lia, um ao blog MyHealthyGrowth, um a uma miscel√Ęnea de min√ļcias que v√£o desde pagar a conta da casa at√© procurar uma camisa que n√£o consigo mais encontrar.


S√£o listas que est√£o "sempre abertas", ou seja, a partir das quais Eu excluo e continuamente adiciono novas tarefas.

Além dessas listas gerais, quando me dedico a algum projeto específico, por exemplo, fazer uma colaboração importante ou me aprofundar em um determinado tema, Eu faço uma lista de tarefas dedicada apenas a issoe, em seguida, fecho-o no final do projeto.


Você verá que apenas fazer o exercício de dividir suas tarefas em várias listas será uma maneira fantástica de colocar sua vida em ordem.

Na verdade, permite que você:

  • Para decidir os elementos principais em torno das quais gira e que comp√Ķem suas listas de tarefas "sempre abertas".
  • Para decidir os projetos espec√≠ficos aos quais voc√™ deseja se dedicar: todos n√≥s gostar√≠amos, ao mesmo tempo, de aprender a tocar um instrumento, estudar um idioma, tirar uma licen√ßa de v√īo e assim por diante. Ao fazer uma lista de tarefas, voc√™ percebe o que √© vi√°vel e o que n√£o √©.
  • Para n√£o esquecer min√ļcias que, se n√£o for feito, pode custar muito caro a longo prazo, fazer voc√™ sentir pena ou causar problemas: por exemplo, pagar uma multa, ligar para sua velha tia ou ir √†quele exame m√©dico de rotina que pode salvar sua sa√ļde.
  1. Faça uma lista diária de tarefas.

Depois de ter, para cada área de sua vida, uma lista de coisas a fazer a curto / médio prazo, você ainda não resolveu o problema de saber o que você vai fazer de manhã ao se levantar.

Então, de cada uma das listas que vimos no ponto anterior, você deve realizar uma ou mais atividades todas as noites para incluir na sua lista de coisas que fará no dia seguinte.

E, todas as noites, você precisará verificar essa lista e se dar um feedback sobre o que fez.

Resumindo, trata-se de usar o mesmo princípio que recomendo na técnica dos 7 minutos e no método Ivy Lee: ter um plano feito de passos pequenos e factíveis e verificar todas as noites se o seguiu ou não.

A lista di√°ria, ao contr√°rio das do ponto anterior, tamb√©m pode ser apenas um, especialmente quando as atividades em que voc√™ entra s√£o menos de uma d√ļzia.

Porém, mesmo neste caso, nada o impede de fazer várias listas diárias. Por questão de gosto, prefiro ter um só.

A coisa difícil de fazer, entretanto, é escolher qual atividade incluir. Para fazer isso, é importante prestar muita atenção ao próximo ponto.

  1. Descreva resumidamente - em uma frase - cada item da sua lista de tarefas

Tenho visto fazer listas t√£o telegr√°ficas que quem as escreveu, passado pouco tempo, nem se lembrava bem a que se referiam as v√°rias atividades.

E outros t√£o prolixos que parecem os planos de Napole√£o para a invas√£o da R√ļssia.

Em vez disso, você deve buscar o meio dourado, condensando em uma frase curta o que você tem que fazer, para quando, por que, quanto tempo vai demorar.

Per esempio:

  • Ligue para o oftalmologista Pinco Pallo na ter√ßa-feira para marcar uma consulta antes de 10 de setembro. 5 minutos
  • Leia o artigo do The Lancet sobre neur√īnios-espelho para obter algumas notas no final deste m√™s. Uma hora.
  • Ligue para a professora de ingl√™s de S. na quarta-feira para saber como ela lida com as aulas online. 10-15 minutos
  • Olhe nas caixas de notas antigas e decida o que manter e o que jogar fora, antes de A. si em ... realmente. Uma tarde inteira de domingo.

√Č nesses tipos de descri√ß√Ķes curtas que ele se destaca a pr√≥pria ess√™ncia da utilidade de uma lista de tarefas.

Na verdade, uma coisa é pensar genericamente que talvez você deva consultar um oftalmologista.

Outra coisa é saber, na verdade, ter decidido que você tem que ligar para ele .... mais cedo ou mais tarde

Completamente diferente, enfim, √© colocar por escrito, na sua lista geral dedicada √† sa√ļde, uma frase como ‚Äúligue para o oftalmologista Pinco Pallo na ter√ßa-feira para marcar consulta antes do dia 10 de setembro. 5 minutos".

E então, na noite de segunda-feira, transfira a tarefa em questão para a lista de afazeres do dia seguinte, talvez até indicando o horário em que a fará.

A diferença no resultado é evidente: enquanto "chamar o oftalmologista" for uma ideia indeterminada, provavelmente você não vai.

Quando, por outro lado, você estabeleceu exatamente para quem ligar, quando ligar e quando deseja o encontro, provavelmente você irá fazer isto.

O que n√£o colocar em uma lista de tarefas

O erro mais comum que as pessoas cometem ao compilar uma lista de tarefas √© confundir tarefas e a√ß√Ķes com desejos e objetivos.

Portanto, evite absolutamente frases como "Aprenda espanhol", "Prepare uma maratona", "Forme-se dentro do ano": na verdade, n√£o s√£o a√ß√Ķes que voc√™ possa realizar no decorrer de um dia, mas projetos ou metas de longo prazo.

O que você pode fazer, no entanto, é usar as listas de tarefas para desbloquear ou avançar esses projetos e metas.

Por exemplo, você pode querer perder peso e, para isso, precisa começar por ir a uma consulta com o nutricionista, mas uma consulta que está adiando há meses.

Aqui est√° o que escrever na sua lista ‚ÄúLigue para o nutricionista na quarta-feira de manh√£ para marcar uma consulta o mais r√°pido poss√≠vel. 5 minutos ‚ÄĚo levar√° a parar de procrastinar.

Você quer aprender a tocar violão? Escreva na sua lista de tarefas “Informe-me sobre os cursos de violão online no fim de semana. Meia hora"

Voc√™ quer mudar de emprego? Ele come√ßa a ‚ÄúAtualizar meu curr√≠culo e perfil do Linkedin, quinta-feira √† noite. Uma hora e meia". 

Uma lista de tarefas que funciona √© composta de a√ß√Ķes pequenas, vi√°veis ‚Äč‚Äče bem identificadas que pode ser realizado em um curto espa√ßo de tempo: de alguns minutos a um dia, no m√°ximo.

Lista de documentos por arquivo a fazer

Uma lista de afazeres pode ser feita, teoricamente, em qualquer meio: desde o diário no qual você escreve à mão para o PC, aos Apps no seu smartphone, até o gravador de voz conectado a um assistente virtual.

Mais do que me aprofundar nos prós e contras de cada sistema, principalmente por serem subjetivos, direi o que faço e por quê.

Como voc√™ ver√°, n√£o utilizo um √ļnico sistema, mas v√°rios, dependendo da lista. Para reiterar que a lista de tarefas, para ser eficaz, deve ser sempre adaptado ao contexto e √† pessoa.


Quando escrevo, sempre mantenho alguns post-its perto do meu PC onde anoto ideias: entre eles, alguns irão para a minha agenda, outros para uma lista de afazeres, outros ficarão apenas no post-its quem sabe até quando.

Para a minha vida pessoal e para o meu trabalho, tenho o general para fazer listas em excelentes folhas, enquanto o di√°rio escrevo √† m√£o - que considero mais pessoal - num di√°rio moleskine. N√£o porque seja mais eficaz do que outros di√°rios, mas por raz√Ķes emocionais: lembra-me de quando, quando crian√ßa, costumava ler os livros de viagens de Chatwin.

App, para minha curiosidade pessoal, experimentei vários. Costumo usá-los para projetos específicos que abro e depois de um tempo tenho que fechar; Acho que sou mais ou menos porque, infelizmente, nunca fui muito tecnológico.

Todoist e Remember The Milk s√£o provavelmente os dois aplicativos mais famosos e melhores. Prefiro o √ļltimo por um motivo simples: acho que tem um nome brilhante.

Não é por acaso então que o lema de Todoist é "liberte seu espaço mental" e o de Remember the Milk é "tire seus compromissos da cabeça".

Ambos insistem que, como dissemos na introdução do artigo, uma lista de tarefas tem grande poder terapêutico para tirar as coisas da cabeça e deixá-las mais livres e leves.

Só por esse motivo, você deve definitivamente tentar fazê-lo.

Uma saudação. Armando

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