GĂ©rer le temps au travail pour ĂȘtre plus efficace est possible, mais il faut y remĂ©dier activement.
DerniĂšre mise Ă jour: 17 septembre, 2019
Ironiquement, la gestion du temps est un problĂšme qui touche tout le monde, mais personne n'a le temps de s'en occuper. Il vaut cependant la peine de s'attarder Ă analyser comment nous « brĂ»lons » notre temps et s'il est possible de mieux s'organiser. GĂ©rer le temps au travail pour ĂȘtre plus efficace est possible, mais il faut y remĂ©dier activement.
Il n'y a aucun doute, le temps passe. Et plus le temps passe sans une meilleure organisation, plus nous perdons et, avec lui, de l'Ă©nergie et des opportunitĂ©s. C'est pourquoi il est essentiel d'analyser notre journĂ©e de travail pour comprendre si des changements doivent ĂȘtre apportĂ©s.
21 conseils pour gĂ©rer son temps au travail et ĂȘtre plus efficace
La gestion du temps est une question complexe allant de l'augmentation de la productivité à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. L'objectif est d'éviter l'épuisement, de créer de bonnes habitudes et de se fixer des objectifs à long terme. La planification et la priorisation sont la clé pour reprendre le contrÎle de notre temps et de notre vie, quelle que soit notre occupation. Jory MacKay propose 21 stratégies pour une meilleure gestion du temps.
Comprendre oĂč finit notre temps
GĂ©rer son temps ne signifie pas ĂȘtre anxieux ou avoir peur de le perdre. Il s'agit plutĂŽt de comprendre les avantages d'une utilisation plus judicieuse, comme l'explique MacKay. D'oĂč le premier groupe de stratĂ©gies et de conseils :
1. Comprendre que la gestion du temps est une question importante. Comme nous l'avons dit, il ne s'agit pas d'avoir peur de perdre du temps, mais de comprendre les bénéfices d'une bonne gestion.
2. Soyez rĂ©aliste : Combien de travail pouvez-vous rĂ©ellement effectuer en une journĂ©e ? Nous pouvons penser que le temps est simplement une ressource dont nous avons besoin en plus grande quantitĂ©, mais avoir plus de temps ne signifie pas nĂ©cessairement ĂȘtre plus productif. La meilleure façon de le gĂ©rer est de planifier sur quoi vous allez travailler et quand.
3. DĂ©couvrez oĂč se produit la perte de temps. Plus vous comprendrez le dĂ©roulement de la journĂ©e de travail, plus vos efforts auront un impact sur la gestion globale.
4. Fixez-vous des objectifs quotidiens et mettez en place des systÚmes de comptage qui vous aident à comprendre comment vous utilisez votre temps. Une fois que vous avez une vue d'ensemble, vous pouvez commencer à changer votre journée.
5. Créez une routine matinale motivante. Une bonne routine de réveil nous prépare à une journée de travail productive : c'est un coup de pouce positif qui nous accompagne jusqu'au soir.
6. Abandonnez le multitĂąche. Les recherches le confirment : il est impossible pour un ĂȘtre humain de se concentrer sur plus d'une tĂąche Ă la fois. Si vous constatez que vous avez perdu la concentration, arrĂȘtez-vous et Ă©crivez vos pensĂ©es avant de revenir Ă la tĂąche principale.
Prioriser la partie la plus importante du travail et déléguer le reste
Une fois que nous comprenons oĂč va notre temps, nous devons dĂ©cider Ă quoi le consacrer (et quoi ne pas). Pour cette raison, MacKay nous conseille de :
7. Identifiez les travaux urgents. Comprendre ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui n'est pas important ou urgent nous aide à mettre en place un calendrier raisonné.
8. Une fois les priorités établies, soyez catégorique. Choisissez vos principaux objectifs et concentrez-vous sur eux.
9. Utilisez la rÚgle 30X pour déléguer certaines tùches. C'est la rÚgle de Rory Vaden : prendre 30 fois le temps qu'il faut pour accomplir une tùche pour apprendre à quelqu'un d'autre à la faire. Prendre le temps d'enseigner à une autre personne puis déléguer nous fera gagner 1100 minutes par an. Ou, comme le dit Vaden, une augmentation de 733% du ROTI (Return on Time Invested).
10. Récupérez le mot "non" de votre vocabulaire. Selon un article publié par l'Université de Chicago, dire « je ne veux pas » au lieu de « je ne peux pas » permet de se débarrasser beaucoup plus facilement des engagements non désirés.
Ătablir un horaire quotidien fonctionnel
Une fois que vous avez fait les premiers pas, il est temps d'étudier un emploi du temps pour gérer le temps efficacement.
11. Fixez des heures, pas des délais. Mackay emprunte ici les conseils de James Clear. Au lieu de courir aprÚs une échéance (et de vous sentir frustré si vous ne respectez pas le calendrier), fixez-vous un objectif significatif et fixez un calendrier.
12. Faites des plans basés sur le temps et non sur les activités. Décomposer le travail exigeant en sessions de durée quantifiable. En organisant la journée en fractions de temps plutÎt qu'en tùches, nous pouvons commencer à gérer notre emploi du temps en fonction d'une date (ou d'un engagement) connue.
« Un calendrier est quelque chose de fini. Une journĂ©e ne contient qu'un certain nombre d'heures. Ce fait devient clair au moment oĂč nous essayons d'insĂ©rer un nombre irrĂ©aliste de choses dans un espace fini ».
-Peter Bregman-
13. Prévoyez des pauses et des moments de repos. Nous avons besoin de temps pour nous reposer et nous devons accepter qu'il y aura des interruptions. Ne pas en tenir compte signifie travailler de maniÚre chaotique. L'imprévu existe et notre corps nous avertit lorsqu'il est temps de faire une pause. Si nous ne laissons pas de marge, nous pourrions soudainement voir nos programmes s'effondrer.
14. Séparez le « temps du fabricant » du « temps du gestionnaire ». Il est facile d'occuper le temps avec des tùches routiniÚres et de ne pas laisser assez de place pour un travail "significatif". C'est une chose à faire, une autre à gérer.
15. Activités réparties en lots tout au long de la semaine. Regroupez des entreprises similaires et profitez de l'élan qui découle du démarrage d'un emploi. Appliquer la premiÚre loi de la dynamique de Newton à la productivité : « un objet en mouvement continue dans son mouvement ».
Utiliser l'espace pour gérer le temps au travail de maniÚre plus motivante
Le calendrier et la feuille de route ne sont pas les seuls outils de gestion du temps dont nous disposons. Mackay suggÚre quelques stratégies à utiliser au bureau qui peuvent influencer notre façon de travailler.
16. Essayez la mĂ©thode du pop-corn pour "dĂ©verrouiller le temps". Changer de lieu de travail tout au long de la journĂ©e peut ĂȘtre un bon moyen de maintenir la motivation et la productivitĂ©. C'est la technique proposĂ©e par Joel Runyon et ça marche comme ça :
- Notez tous les engagements de travail de la journée sur un morceau de papier.
- Diviser cette liste en trois parties ou lots Ă©gaux (voir point 15).
- Choisissez trois postes de travail différents pour chaque lot de travail.
17. Travaillez selon le rythme énergétique de votre corps. Organisez votre travail de la maniÚre qui vous convient le mieux. Pensez non seulement en termes de gestion du temps, mais aussi en termes d'énergie.
Protégez votre temps
Il ne manquera jamais de situations qui tenteront d'occuper votre temps. Le temps doit ĂȘtre protĂ©gĂ© pour Ă©viter les abus. Mackay nous offre les conseils suivants.
18. Utilisez la "paresse stratégique" pour travailler sur les bonnes choses. Le concept de paresse stratégique consiste à prioriser les tùches et les emplois importants et à se livrer à une certaine paresse pour ceux qui le sont moins.
"Rien n'est moins productif que de faire efficacement ce qu'il ne faut absolument pas faire."
-Peter Drucker-
19. DĂ©fendez automatiquement votre temps non nĂ©gociable. Il est important de s'assurer que le travail qui demande de la concentration se dĂ©roule sans problĂšmes ni interruptions. Pour ce faire, Ă©viter les distractions est essentiel. Il existe des outils qui vous permettent de communiquer automatiquement avec les autres lorsque vous n'ĂȘtes pas disponible. Sinon, trouvez un moyen de communiquer que vous ĂȘtes concentrĂ© et que vous ne voulez pas ĂȘtre dĂ©rangĂ©.
20. Utilisez la méthode Ivy Lee pour bien terminer votre journée. Ivy Lee recommande une routine quotidienne simple en cinq étapes pour une productivité maximale.
- à la fin de chaque journée de travail, notez les six choses les plus importantes auxquelles vous serez confronté le lendemain. N'écrivez pas plus de six devoirs.
- Classez ces six éléments par ordre d'importance.
- Le lendemain, concentrez-vous sur votre premier travail. Terminez-le avant de passer au second.
- Continuez avec le reste de la liste de la mĂȘme maniĂšre. En fin de journĂ©e, dĂ©placez les engagements inachevĂ©s vers la liste du lendemain.
- Répétez ce processus tous les jours ouvrables.
21. N'oubliez pas les avantages du temps libre. La gestion du temps ne consiste pas seulement à travailler. Pour trouver un équilibre dans la vie professionnelle qui nous garde en bonne santé et heureux, nous devons nous souvenir du temps consacré au repos, aux loisirs et à la socialisation.
Mieux gérer son temps de travail : un défi possible
GĂ©rer son temps au travail et ĂȘtre plus productif est un dĂ©fi pour tout le monde. Cependant, nous devons nous arrĂȘter et rĂ©flĂ©chir Ă ce que nous faisons, comment nous le faisons et ce que nous voulons vraiment rĂ©aliser. "Faire" ne signifie pas nĂ©cessairement travailler, ni achever.
Par conséquent, prenez le temps d'étudier votre routine et de reprogrammer vos activités. Avec ces indications, il sera plus facile d'organiser la journée de travail ou d'étude et d'obtenir de meilleurs résultats.
