¿Qué es la ley de Parkinson?
En 1958, Ciryl Northcote Parkinson, en un libro de productividad que instantáneamente se convirtió en un bestseller internacional, dio la siguiente definición.
El trabajo se expande para ocupar todo el tiempo disponible
La formulación de la ley de Parkinson es deliberadamente irónica: recuerda la teoría aristotélica según la cual cada gas o líquido intenta continuamente llenar todo el espacio vacío que encuentra (“natura abhorret a vacuo”).
Y significa, en pocas palabras, que cuanto más tiempo tengamos para hacer algo, más tiempo nos llevará hacerlo.
O, en otras palabras, incluso cuando tenemos mucho tiempo para completar una tarea, tendemos inexorablemente a reducirnos a completarla solo en el último momento.
Para ver la ley de Parkinson en funcionamiento, creo que no hay ejemplo más llamativo que el de esos estudiantes universitarios que, no importa si el examen es después de dos semanas o después de dos meses, todavía llegarán sin aliento para terminar. la última revisión solo la noche anterior.
Pero incluso en el trabajo, no hay bromas, tanto a nivel de las personas como de la organización.
Efectivamente, diría que cuando la tarea no la realiza una persona sino un equipo, la ley de Parkinson alcanza niveles tragicómicos, sumando la pérdida de tiempo y las ineficiencias de todo.
Por tanto, en el artículo de hoy veremos:
- Primero, que son las tres razones detrás de la ley de Parkinson (y cómo saber si tú también eres una víctima)
- entonces, 5 consejos para evitarlo, deja de perder el tiempo y termina tus proyectos de estudio y trabajo no un minuto antes, sino lo antes posible.
De qué depende la ley de Parkinson.
Cuanto más tiempo tenemos, más consumimos.
Pensar en ello parece absurdo, pero en realidad creo que es una experiencia muy común, porque se debe a tres actitudes que, en distintos grados, todos tenemos:
- La tendencia a procrastinar: ¿Por qué hacer hoy lo que se puede hacer mañana? Y así, siempre posponemos para otro día. Por pereza, por no tener que tomar decisiones, por distracción, por superficialidad. (En mi artículo sobre la procrastinación puedes conocer las causas de la tendencia a procrastinar, pero sobre todo cómo defenderte de ella).
- Perfeccionismo: Incluso las tareas más simples pueden perderlo en mil detalles insignificantes, consumiendo así una enorme cantidad de tiempo. Verá, si estamos bajo presión, es casi natural tratar de concentrarse en lo esencial. Pero cuando hay tiempo, cada detalle de repente se vuelve más importante de lo que realmente es. Para citar a Parkinson "Cuanto más tiempo hay disponible, más importante y exigente parece el trabajo"
- Inseguridad: una consecuencia típica de la inseguridad es aplazar el plazo porque “la próxima vez estaré más preparado”. Quienes posponen continuamente los exámenes lo saben muy bien.
Saber si también es víctima de la ley de Parkinson es fácil. Piense en la última vez que tuvo una fecha límite importante.
Si empezaste que tuviste suficiente tiempo ...
Si el último día te encontrabas trabajando como un loco ...
Si pensaras, con un poco de pesar, "si hubiera hecho todos los días aunque solo fuera la mitad del mazo que estás haciendo hoy, habría terminado hace una semana" ...
Y si te dijiste solemnemente: "Nunca volveré a perder el tiempo así, la próxima vez quiero empezar bien" ...
Si, finalmente, la próxima vez comete exactamente los mismos errores….
Aquí estás víctima de la ley de Parkinson.
Así que veamos juntos cómo pueden, en lugar de terminar sus proyectos un minuto antes, terminarlos lo antes posible.
5 consejos para superar la ley de Parkinson
1. Defina exactamente lo que necesita hacer.
Limpiar la casa, aprender bioquímica, preparar diapositivas, redactar un informe sobre un proyecto, estudiar la lección….
Todos estos son conceptos que, dejados indefinidamente, pueden llevar tanto un minuto como un día, una semana o un mes.
Para ello, comience a hacer cualquiera de estas cosas sin definir claramente la tarea y el resultado esperado, es la mejor manera de perder el tiempo.
¿A qué nivel necesitas conocer el libro? ¿Cuántas diapositivas habrá en la presentación y cuánto durará? ¿Qué extensión debe tener el texto del informe? ¿Qué tan detallado es el informe?
Respondiendo a este tipo de preguntas evitarás tanto la trampa del perfeccionismo, que te obliga a hacer demasiado, como la de la superficialidad, que te obliga a hacer poco.
Y simplemente aprenderá a hacer las cosas bien.
2. Fíjese plazos ambiciosos
No sé si lo habrás notado, pero es muy difícil obligar a las personas a que se comprometan a tiempo.
Ya sea el médico, el plomero, la pizzería de abajo o su hijo, ya sea que tenga 4 o 20 años, todos son reacios a darle ese tipo de consejo.
Para que nunca le digas que llego tarde.
El problema es que también jugamos a este juego con nosotros mismos, precisamente para reservar la posibilidad de ampliar o comprimir el tiempo según la necesidad y el estado de ánimo.
Sin embargo, si desea oponerse a la ley de Parkinson, no solo debe asignar un tiempo específico a las actividades que debe completar.
Ma este tiempo también debe ser algo restringido.
Piense en el famoso último día antes de un examen o entrega de un proyecto.
¿No te ocurre a ti también que te encuentras trabajando con extraordinaria eficiencia, dedicándote solo a lo esencial y evitando todo lo que es distracción?
A menudo, sabemos, el último día disponible es más productivo que los 7 anteriores combinados.
El hecho es que la urgencia, cuando no está atrapado con un exceso de ansiedad, es un incentivo maravilloso para ser eficiente.
Si se fija un poco en plazos ajustados, podrá inyectar un poco de urgencia saludable en sus días desde el principio.
3. Mide tu progreso
Bien, ha establecido lo que debe hacer y la rapidez con que debe hacerlo.
En este punto tienes que monitorea tu progreso todos los días para saber si llega temprano, tarde o en línea con el horario que se ha dado.
Para hacer esto, recomiendo tres técnicas (puede usar las dos primeras juntas pero también alternativamente):
- Mantenga un registro de sus actividades
- Compilar listas de tareas pendientes (a largo plazo y diarias)
- Usa la técnica Pomodoro
El diario es ideal para reflexionar sobre cómo fueron las cosas durante el día y considerar cualquier ajuste.
Las listas de tareas pendientes son extraordinariamente eficaces en la planificación oportuna de actividades a corto y largo plazo.
Finalmente, la técnica del tomate es un sistema de trabajo que, usando pequeñas unidades discretas (25 minutos de actividad y 5 minutos de descanso), reduce las distracciones y le permite monitorear el progreso casi en tiempo real.
4. Opera según el principio de Pareto
Un ejemplo clásico de Principio de Pareto (averigua qué es leyendo el artículo sobre modelos mentales) o El principio 80/20 es tu armario: hay un 20% de ropa que casi siempre usas y un 80% que casi no usas.
Pero también la distribución de la riqueza en el mundo (el 20% de la población posee el 80% de los recursos), las preguntas que hacen los profesores en los exámenes (el 80% de ellas se refieren al 20% de los temas), la facturación de una empresa ( 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos), el tiempo de programación de un software (el 80% del tiempo que se pasa en la PC se utiliza para escribir el 20% del código)….
En resumen, el principio de Pareto es una ley empírica de eficiencia que se puede definir más o menos de la siguiente manera: para cada actividad hay un 20% de causas que trae el 80% de los efectos.
Obviamente, no te fijes en los porcentajes exactos, sino en el concepto: en todas las cosas siempre hay un desequilibrio predecible entre causas y efectos
Entonces, si primero te enfocas en lo que es realmente importante, puedes lograr mayores resultados en menos tiempo.
Entonces, cuando comience algo, identifique el 20% que le dará el 80% del resultado, y siempre comience desde allí.
5. Incrementa tu nivel de concentración
Un correo del trabajo, tu hermano pequeño que te molesta, tu móvil siempre encendido, una visita inesperada, una idea repentina, una nueva serie en Netflix ...
Las razones por las que nos distraemos son tantas y variadas que mantener la concentración en algo se ha vuelto cada vez más difícil.
Y, por supuesto, cuanto más tiempo tengamos, más probabilidades habrá de que permitamos que las distracciones se interpongan en el camino.
Por eso, a quienes tienen metas importantes y no quieren perder el tiempo, siempre recomiendo dos estrategias que son tan radicales como efectivas:
- Aprende a decir NO tanto como puedas (no es nada fácil, te explicaré por qué y cómo hacerlo aquí).
- Aprende a explotar el gran poder de las mejores horas del día (te cuento cuáles son aquí).
Conclusiones sobre la ley de Parkinson
La ley de Parkinson, a diferencia de las leyes físicas y matemáticas, no es de ninguna manera inevitable.
Piensa en lo lindo que sería experimentar, al menos en las cosas realmente importantes, el placer y la tranquilidad de terminar mucho antes de la fecha límite, quizás pudiendo permitirte el lujo de ir al cine el día antes del examen, o de la playa el fin de semana antes de una importante entrega de trabajo.
Te sentirías mucho más tranquilo, satisfecho, con el control de tu vida y tus metas.
Para que esto suceda, recuerda las estrategias de las que te hablé hoy:
- Si ha determinado exactamente la tarea que debe realizar ...
- Si se ha fijado un plazo ambicioso ...
- Si mide su progreso a lo largo del tiempo ...
- Si te dedicas ante todo a lo imprescindible ...
- Si no te dejas distraer continuamente por todo y por todos ...
ecco che podrás escapar de la ley de Parkinson, completando tus proyectos sin tomar todo el tiempo que hay, pero solo lo estrictamente necesario.
De esta forma, la ansiedad y los arrepentimientos disminuirán ("¡Oh no! Tenía que empezar a trabajar primero"), evitarás las arriesgadas inmersiones totales del último segundo y, sobre todo, liberarás tiempo para otros proyectos o incluso para descansar y divertirse. Un saludo. Antonio.
