Es posible administrar el tiempo en el trabajo para ser más eficiente, pero debe abordarse activamente.
Última actualización: 17 septiembre, 2019
Irónicamente, la gestión del tiempo es un problema que afecta a todos, pero nadie tiene el tiempo para abordarlo. Merece la pena, sin embargo, dedicar un poco de atención a analizar cómo “quemamos” nuestro tiempo y si es posible organizarnos mejor. Es posible administrar el tiempo en el trabajo para ser más eficiente, pero debe abordarse activamente.
No hay duda, el tiempo pasa. Y cuanto más tiempo pasa sin una mejor organización, más perdemos y, con ello, energía y oportunidad. Es por esto que es fundamental analizar nuestra jornada laboral para entender si es necesario hacer algún cambio..
21 consejos para gestionar tu tiempo en el trabajo y ser más eficiente
La gestión del tiempo es un tema complejo que va desde el aumento de la productividad hasta el equilibrio entre la vida laboral y personal. El objetivo es evitar el agotamiento, crear buenos hábitos y establecer metas a largo plazo. Planificar y priorizar es la clave para recuperar el control de nuestro tiempo y nuestra vida, sin importar en qué ocupación estemos.. Jory MacKay propone 21 estrategias para una mejor gestión del tiempo.
Comprender dónde termina nuestro tiempo
Administrar el tiempo no significa ponerse ansioso o tener miedo de perderlo. Más bien, se trata de comprender los beneficios de un uso más inteligente, como explica MacKay. De ahí el primer grupo de estrategias y consejos:
1. Comprender que la gestión del tiempo es un tema importante. Como hemos dicho, no se trata de tener miedo a perder el tiempo, sino de comprender los beneficios de una correcta gestión.
2. Sea realista: ¿Cuánto trabajo puede hacer realmente en un día? Podemos pensar en el tiempo simplemente como un recurso que necesitamos en mayor cantidad, pero tener más tiempo no significa necesariamente ser más productivo. La mejor manera de administrarlo es planificar en qué trabajará y cuándo.
3. Averigüe dónde se produce la fuga de tiempo. Cuanto más comprenda el progreso de la jornada laboral, más impacto tendrán sus esfuerzos en la gestión general.
4. Establezca metas diarias e implemente sistemas de conteo que lo ayuden a comprender cómo está usando su tiempo. Una vez que tenga una visión general, puede comenzar a cambiar su día.
5. Crea una rutina matutina motivadora. Una buena rutina al despertar nos prepara para un día de trabajo productivo: es un impulso positivo que nos acompaña hasta la noche.
6. Renunciar a la multitarea. La investigación lo confirma: es imposible que un ser humano se concentre en más de una tarea a la vez. Si descubre que ha perdido el enfoque, deténgase y escriba sus pensamientos antes de volver a la tarea principal.
Prioriza la parte más importante del trabajo y delega el resto
Una vez que entendemos a dónde va nuestro tiempo, debemos decidir a qué dedicarlo (y a qué no). Por ello, MacKay nos aconseja:
7. Identificar trabajo urgente. Entender qué requiere atención inmediata y qué no es importante o urgente nos ayuda a armar un calendario razonado.
8. Una vez establecidas las prioridades, sé categórico. Elige tus objetivos principales y concéntrate en ellos.
9. Usa la regla 30X para delegar algunas tareas. Es la regla de Rory Vaden: tómese 30 veces el tiempo que lleva completar una tarea para enseñarle a otra persona a hacerlo. Tomarnos el tiempo de enseñar a otra persona y luego delegar nos ahorrará 1100 minutos al año. O, como dice Vaden, un aumento del 733 % en el ROTI (retorno del tiempo invertido).
10. Recupera la palabra "no" de tu vocabulario. Según un artículo publicado por la Universidad de Chicago, decir “no quiero” en lugar de “no puedo” nos permite deshacernos de compromisos no deseados con mucha más facilidad.
Establecer un horario diario funcional
Una vez que haya dado los primeros pasos, es hora de estudiar un horario para administrar el tiempo de manera efectiva.
11. Establece tiempos, no plazos. Mackay aquí toma prestado el consejo de James Clear. En lugar de perseguir una fecha límite (y luego sentirse frustrado si finalmente no cumple con el cronograma), establezca una meta significativa y establezca un cronograma.
12. Haz planes basados en tiempo y no en actividades. Divida el trabajo exigente en sesiones de duración cuantificable. Al organizar el día en fracciones de tiempo en lugar de tareas, podemos comenzar a administrar nuestro horario en función de una fecha conocida (o compromiso).
“Un calendario es algo finito. Un día contiene sólo un cierto número de horas. Este hecho se vuelve claro en el momento en que tratamos de insertar un número irreal de cosas en un espacio finito”.
-Peter Bregman-
13. Plan de pausas y momentos de descanso. Necesitamos tiempo para descansar y tenemos que aceptar que habrá interrupciones. No tener esto en cuenta significa trabajar de forma caótica. Lo inesperado existe y nuestro cuerpo nos avisa cuando es momento de tomar un descanso. Si no dejamos un margen, de repente podríamos ver colapsar nuestros programas.
14. Separe il "tiempo de fabricante" dal "tiempo de administrador". Es fácil llenar el tiempo con tareas rutinarias y no dejar suficiente espacio para el trabajo "significativo". Una cosa es hacer, otra administrar.
15. Actividades divididas en lotes a lo largo de la semana. Agrupe negocios similares y aproveche el impulso que surge al comenzar un trabajo. Aplicar la primera ley de la dinámica de Newton a la productividad: “un objeto en movimiento continúa en su movimiento”.
Utilizar el espacio para gestionar el tiempo en el trabajo de una forma más motivadora
El calendario y la hoja de ruta no son las únicas herramientas de gestión del tiempo que tenemos. Mackay sugiere algunas estrategias para usar en la oficina que pueden influir en la forma en que trabajamos.
16. Prueba el método de las palomitas de maíz para "desbloquear el tiempo". Cambiar la ubicación del lugar de trabajo a lo largo del día puede ser una buena manera de mantener la motivación y la productividad. Esta es la técnica propuesta por Joel Runyon y funciona así:
- Escriba todos los compromisos de trabajo del día en una hoja de papel.
- Dividir esta lista en tres partes o lotes iguales (ver punto 15).
- Elija tres estaciones de trabajo diferentes para cada lote de trabajo.
17. Trabaja de acuerdo al ritmo energético de tu cuerpo. Organice su trabajo de la manera que mejor le convenga. Piense no solo en términos de gestión del tiempo, sino también en términos de energía.
Protege tu tiempo
Nunca faltarán situaciones que intentarán ocupar tu tiempo. El tiempo debe ser protegido para evitar el mal uso. Mackay nos ofrece los siguientes consejos.
18. Usa la "pereza estratégica" para trabajar en las cosas correctas. El concepto de pereza estratégica se trata de priorizar trabajos y tareas importantes y permitirse cierta pereza para aquellos que lo son menos.
"Nada es menos productivo que hacer eficientemente lo que absolutamente no se debe hacer".
-Peter Drucker-
19. Defiende automáticamente tu tiempo no negociable. Es importante estar seguro de que el trabajo que requiere concentración continúa sin problemas e interrupciones. Para ello, evitar las distracciones es fundamental. Hay herramientas que te permiten comunicarte con otros automáticamente cuando no estás disponible. Alternativamente, encuentre una manera de comunicar que está concentrado y que no quiere que lo molesten.
20. Usa el Método Ivy Lee para terminar bien tu día. Ivy Lee recomienda una rutina diaria simple de cinco pasos para lograr la máxima productividad.
- Al final de cada día de trabajo, anota las seis cosas más importantes a las que te enfrentas al día siguiente. No escribas más de seis tareas.
- Organice estos seis elementos en orden de importancia.
- Al día siguiente, concéntrate en tu primer trabajo. Complétalo antes de pasar al segundo.
- Proceda con el resto de la lista de la misma manera. Al final del día, mueva los compromisos pendientes a la lista para el día siguiente.
- Repita este proceso todos los días hábiles.
21. No olvides los beneficios del tiempo libre. La gestión del tiempo no se trata sólo de trabajar. Para encontrar un equilibrio en la vida laboral que nos mantenga sanos y felices, necesitamos recordar el tiempo dedicado al descanso, la recreación y la socialización.
Gestionar mejor el tiempo en el trabajo: un posible reto
Gestionar el tiempo en el trabajo y ser más productivo es un reto para todos. Sin embargo, debemos detenernos y pensar en lo que hacemos, cómo lo hacemos y lo que realmente queremos lograr. "Hacer" no significa necesariamente trabajar, ni completar.
Por lo tanto, tómese el tiempo para estudiar su rutina y reprogramar actividades. Con estas indicaciones será más fácil organizar la jornada de trabajo o estudio y obtener mejores resultados.
